Kokemusasiantuntijuudessa on keskeistä oma tarina ja omat kokemukset. Kokemusasiantuntijalla on käyttäjälähtöinen näkökulma kerättävään tietoon, kun häneltä kysytään asioita. Ideointityöpajassa ideoita pallotellaan ja kerätään.
Jos kokemusasiantuntijalle tulee halu vaikuttaa fasilitoijan roolissa, houkutus vaikuttaa mielipiteisiin voi olla tosi suuri. Kokemusasiantuntija on keskeisessä roolissa suunnitellessaan asiaa ja tarkempia kysymyksiä tehdessään fasilitoijan roolissa, mutta kirjurina toimiessaan hänen on hyvä käyttää toisen sanoja ja sanastoa. Tällöin asioista puhutaan kokijoiden kielellä eikä kokemusasiantuntijan mielikuvilla. Tämä tosin koskee kaikkia fasilitoijia, mutta oma kokemukseni on, että tuossa asiassa olen itse aika skarppina etten sanottaisi muiden puhetta omallani.
Rajaamistaito on kokemuksista kerrottuna tärkeää. Ideointiprosessissa voi tulla pitkiä kertomuksia, jotka pitää tiivistää. Tiivistäjä käyttää herkästi omaa sanastoaan. Omaan tarpeeseen voi käyttää omia sanojaan, mutta . Jos omaa sanastoa haluaa viljellä, se tulee tehdä neuvotellen.
Tieto voidaan rajata myös myöhemmin käytettäväksi. Idea sanana tai parina on hyvä tällöin kirjoittaa johonkin tai muistaa. Suosittelen ylöskirjoitusta, sillä muutoin muistettavaa on liikaa pitkällä aikavälillä. Sen jälkeen pystyy pala palalta pilkkomaan sisältöä.
Ideointityöpaja tuo henkilökohtaiset kokemukset aiheen pohjalta pureskeltavaksi. Se, miten koemme asiat, tulee sanoitettua ja tunteet herätettyä. Rajaus on paljolti fasilitoijan taitovarastoa, mutta opittavissa myös ideoijalle, jos on aikaa oppia tai tilaisuuksia on useampia.
Jos ideoijalla tai fasilitoijalla menee tunteet pintaan, lyhyt tauko on paikallaan. Tauon aikana voi olla tärkeätä läsnäolo tai hyvä vaihtaa pari sanaa. Tämän jälkeen voi tarkistaa muilta mihin jäätiin, jos tunteet ovat vielä pinnalla. Tunteet ovat vahvoja signaaleja toiminnan ohjauksessa ja niitä tarvitaan ohjatessa keskustelua. Tilaisuuden jälkeen on hyvä käyttää aikaa omien tunteiden ympärillä. Vuorovaikutus tuo muutosta.
Käytännön ohjeita ideointityöpajaan
Ideointityöpajaan on hyvä valmistautua hyvissä ajoin. Ennen alkua välineet on tarkistettu toimiviksi ja tarkoitukseen sopiviksi. Apuna fläppitaulu, tusseja, post-it-lappuja, tarroja sekä muuta mitä olettaa tarvitsevansa tukena ideoinnille.
Aloituksessa on itsellä tiedossa aihe, käytettävissä oleva aika sekä alustava suunnitelma ajankäyttöön. Se helpottaa etenemistä. Jos pystyy olemaan jollakin tasolla mukavuusalueellaan, se auttaa myös. Mukavuusalueella on tutumpaa toimia. Ideointityöpajassa ollaan herkästi mukavuusalueen ulkopuolella.
Jotkut asiat, kuten omat manööverit on hyvä pitää. Se oma tapa olla läsnä helpottaa. Toki se voi tuoda aktiivisen, hajamielisen tai yllättävänkin kuvan pitäjästä, mutta pohjimmiltaan pajan tekevät ne ihmiset, jotka ovat paikalla. Kun ollaan yhteisten asioiden äärellä, kunnioitus ja oma tila löytyy kyllä lähes aina.
Ideointityöpajassa alustus ja lyhyt selite, mitä ollaan tekemässä, on hyvä. Vaikka asia olisi tuttu, niin kertaus orientoi tehtävään. Alun jälkeen on hyvä kysyä ideoita ja kirjata niitä ylös. Niitä voi kirjoittaa paljonkin. Ideointivaiheessa ei vielä tarvitse rajata.
Rajausta voi tehdä teemojen ja sanavalintojen sisällä. Mitä tarkoitat? Täsmennätkö? On hyviä kysymyksiä tähän. Jos termi, jota halutaan käyttää ideoinnissa vaihtuu toiseksi, se ei ole vaarallista. Yhdessä se tulee kuitenkin keskustelussa päättää.
Esiin nousseista aiheista on hyvä valita tärkeimmät jatkoideointiin. Tässä auttavat tarrat. Haluttu määrä ääniä riippuu rajaamistavasta. Kun halutaan antaa vähän ääniä, silloin halutaan vain keskeisimmät asiat käsiteltäviksi. Kun on paljon ääniä, saadaan isompi otos. Jos saa käyttää useamman äänen samaan, se kertoo asian tärkeydestä myös. Fasilitoijan on hyvä tiedostaa jo ideointivaiheessa mikä jako voisi toimia. Suuntaviivat määräävät paljon seuraavissa vaiheissa.
Kun tärkeimmät on valittu, on aika käsitellä asioita. Täsmentää valittujen asioiden sisällä ideoita. Keskittyä olennaiseen muutoin on olennaista käyttää niiden sanoja, jotka ideoivat. Keskustella ja kirjata tärkeitä asioita. Ryhmissä voi olla useita aiheita ja ryhmiä voi olla useita. Fasilitoija tarkkailee ja auttaa kysyttäessä. Hän voi jakaa ajatuksia, mutta ideat on hyvä tulla ryhmien tarpeesta.
Ryhmät voivat ideoida muissakin kuin omissa ryhmissä, jos aika sallii. Tällöin jatkettu ideointi toimii kyllä. Lopuksi voivat ryhmät ideoida vielä lisää omassa ryhmässä. Ideoita tulee muilta kyllä.
Ryhmien koko on hyvä valita sopivaksi. Kolme tai neljä on tavallinen koko, mutta variaatioita on. Parityöskentelykään ei ole poissuljettu vaihtoehto. Parina vaihdetaan tietoa täsmällisemmin. Ryhmässä tulee monta näkemystä vaihtoehdoksi. Kummassakin tavassa on puolensa.
Esimerkki työpajan pidosta
Alkuvalmisteluissa on tarkistettu materiaalit. Aikaa varattu kaksi tunnin osiota. Välissä tauko. Alla ovat tärkeimmät päätösvaiheet jaoteltuina ajankäytön mukaan.
Ensimmäinen päätös: alkuun noin 5 minuutin orientaatiopuhe ja puoli tuntia ideointia. Sitten uusi tarkistus aikaan.
Työpajan ideointiosa osoittautui hedelmälliseksi. Toinen päätös: 10 minuuttia lisäaikaa ideointiin.
Kolmas päätös: antaa kullekin henkilölle 2 ääntä ja 10-15 minuuttia äänestysaikaa valita itseään kiinnostavat aiheet. Sen jälkeen tarkistus, mitkä olivat kiinnostavimmat aiheet.
Neljäs päätös: valituista aiheista oman aiheen valinta kullekin henkilölle. Valittuja aihevaihtoehtoja oli kolme. Ryhmän koko neljä per ryhmä. 5 minuuttia.
Ruokatauko
Viides päätös: 10 minuuttia ryhmäaikaa oman työn ympärillä. Fasilitoija tukee ryhmiä tarpeen mukaan. Informointi tunnin kulusta kaikkien tietoon. Kaikkiin kolmeen ryhmään pääsee ideoimaan ja lopuksi oman työn viimeistely. Lopuksi työn esittäminen.
Kuudes päätös: 10 minuuttia kunkin ryhmän työstämiseen vuorotellen. 10 minuuttia oman työn lopetukseen ja valmistautumiseen työn esittämiseen muille ryhmille.
Seitsemäs päätös: jakaa 20 minuuttia kolmen ryhmän kesken. 7 minuuttia per työ, vähemmän aikaa sai kuluttaa myös. Esitysten kuuntelu. Kommentointimahdollisuus. Ajan tarkkailu.
Kahdeksas päätös: lopettaa työpaja sovittuun aikaan.
Yllä olevat päätökset ovat esimerkki työpajan pidosta yhdestä näkökulmasta. Päätin ottaa tuon näkökulman sen havainnollistavuuden vuoksi.
Kukin ideointityöpaja on ainutlaatuinen. Osassa kokemusasiantuntuntijalla on omakohtaista näkemystä, joka auttaa ohjaamisessa eteenpäin. Toisissa kokemuspintaa ei vahvana ole ja se vaikuttaa havainnointiin: ei välttämättä osaa edetä loppuun niin suunnitelmallisesti ja keskenkin voi asiat jäädä helpommin. Yleensä ideoita tulee paljon ja keskustelu on olennainen osa pajaa.
Sami Juntunen
Kirjoittaja on kokemusasiantuntija