Näin saat etäryhmän toimimaan

Koronakevät mullisti monen elämää ja laittoi asioita uusiksi. Etäyhteyksistä tuli ripeässä tahdissa osa arkipäivää, ja niiden hyödyntäminen on luultavasti tullut jäädäkseen. Etänä toimivat vertaisryhmät ovat vahvasti tätä päivää ja varmasti myös tulevaa. Vertailen blogitekstissäni eri sovelluksia ja kerron, miten ne voisivat sopia kokemusasiantuntijoiden ohjaamien etäryhmien järjestemiseen.

Olen kevään mittaan testaillut eri etäyhteyksiä. Esimerkiksi Zoomissa, Skypessä, Teamsissä ja Meetissä voi videoyhteyksien avulla pitää kokouksia tai opiskeluun liittyviä etäluentoja. Näissä sovelluksissa on videoyhteyksien ohessa chatit, jotka helpottavat viestimistä, jos esimerkiksi jollakulla on jäänyt mikki turhaan auki ja se aiheuttaa kaikumista.

Esimerkiksi Zoomista ja Teamsistä on tarjolla sekä maksuttomat että maksulliset versiot. Maksullisuuden raja saattaa perustua kokouksen kestoon tai osallistujamäärään. Monissa on niin, että kokouksen osallistujat pääsevät aina ilmaiseksi. Teamsiä voitaneen kuitenkin pitää monia muita tietoturvallisempana etäyhteytenä. Videoyhteydet voivat toimia etävertaisryhmien järjestämisessä, jos esimerkiksi halutaan, että eleet ja ilmeet ovat luettavissa samaan tapaan kuin liveryhmissä.

Slack ja Campwire

Videoyhteyksien lisäksi on myös sovelluksia, joissa pääpaino voi olla enemmän kirjallisessa viestimisessä. Tällaisista sovelluksista, jotka voisivat myös soveltua etäryhmien järjestämiseen, on esimerkkeinä Slack ja Campwire. Slack on ilmainen ja Campwire on maksullinen ryhmän järjestäjätaholle. Slackissä voi sekä viestiä kirjallisesti keskusteluissa että soittaa puheluita.

Slackissä oletuksena on, että se on englanninkielinen. Ainakaan minulla käytössä olleissa Slack -versioissa ei ole ollut mahdollisuutta vaihtaa kieltä suomeksi. Olen kuitenkin kuullut, että joillakin on mahdollisesti ollut vaihtoehto muuttaa sovellus suomenkieliseksi. Etäryhmää suunniteltaessa on hyvä ottaa huomioon, että Slack toimii oletettavasti vain englanninkielisenä.

Kolmessa LOV ME -kokeilussa pidimme livetapaamisia ja vaihdoimme ajatuksia Slackissä livekertojen välillä. Ratkaisimme Slackin kielihaastetta siten, että laadimme käyttöohjeet, jossa käytiin läpi askel askeleelta Slackin käyttöönottoa. Tekstin ohessa oli myös kuvat tärkeimmistä vaiheista havainnollistamassa asioita. Jaoimme ryhmäläisille Slackin käyttöohjeet uuden kokeilun alussa sekä tulosteina että sähköisenä versiona Slack -ryhmässä.

Osallistuin tänä keväänä myös eräälle verkkokurssille, jolla oli käytössä Campwire -alusta. Campwiressa verkkokurssi oli mahdollista toteuttaa suomenkielisenä, mikä helpotti verkkokurssin suorittamista. Verkkokurssillani oli mahdollista lukea tehtävänantoja, joissa oli muun muassa tekstejä, kuvia, linkkejä ja videoita, aivan kuten Slackissäkin.

Campwiressa tehtäväkansioissa oli kommenttikentät, joiden avulla pystyi osallistumaan keskusteluihin sekä lukemaan toisten kommentteja. Campwiressa ei kuitenkaan ollut mahdollista elävöittää keskusteluja liittämällä kuvia kommenttien oheen, kuten Slackissä on mahdollista tehdä. Campwiren käyttöä kuitenkin helpotti se, että tiettyyn tehtävään osallistuttuaan oli mahdollista laittaa merkintä, että sen on jo tehnyt. Näin oli helpompi pitää kirjaa siitä, mitkä osiot oli tullut jo tehtyä.

Etäryhmän sisällöllinen puoli

Teknisen puolen lisäksi on hyvä panostaa myös etäryhmän sisältöön. Hyvin toimiva etäryhmä on mielestäni sellainen, että sitä on suunniteltu etukäteen ja että siinä on tietyt selkeät raamit. Myös etäryhmien suhteen on hyvä olla yhteiset säännöt, kuinka ryhmässä käyttäydytään ja mikä on hyväksyttävää käytöstä ja mikä ei. Hyvin toimivassa etäryhmässä on luottamuksellinen ja kannustava ilmapiiri.

Tietoturva on tärkeätä ottaa huomioon etäyhteyksien välityksellä toimivissa ryhmissä, samoin yksityisyyteen liittyvät asiat. Ryhmässä olisi hyvä pystyä esiintymään joko nimimerkillä anonyymisti tai sitten vain omalla etunimellään. Olisi myös hyvä, jos vain fasilitoijat ja käyttäjät pääsevät kirjautumaan ryhmään. Suotavaa olisi estää se, etteivät ryhmän ulkopuoliset henkilöt pääsisi näkemään ryhmissä käytäviä keskusteluja.

Liian monimutkaisesti käytettävä sovellus voi vaikuttaa ryhmäläisten motivaatioon osallistua aktiivisesti ryhmään. Voisi olla myös hyvä, että ryhmä kohdennetaan oikein. Ryhmäläisillä olisi hyvä olla valmiuksia ja/tai motivaatiota oppia digitaalisten sovellusten käyttöä osana ryhmätoimintaa. Olisi myös suotavaa, että käyttäjillä olisi itsellään älypuhelin, tabletti tai tietokone tai jokin paikka, jossa he voivat käyttää tietokonetta.

On kyllä onni, kun näinä päivinä on etäyhteyksiä näinkin hyvin saatavilla. Etäyhteydet voivat parhaimmillaan luoda siteitä ihmisten välille ja auttaa voimistamaan tunnetta siitä, ettei ole yksin omien haasteiden äärellä. Vertaistuki on voimaannuttavaa myös etäyhteyksien välityksellä.

Toivon kaikille blogin lukijoille leppoisia ja rentouttavia kesäpäiviä!

Reetta K.

Kirjoittaja on kokemusasiantuntija, joka on ollut LOV ME -hankkeessa huhtikuusta 2019 alkaen. Hän opiskelee OTM-tutkintoa Turun yliopistossa. Blogissa olevat kuvat ovat kirjoittajan ottamia kuvia.